تشريح البريد الإلكتروني المثالي
هل تقدم نفسك لعميل دون الاستحمام أو التمشيط أو بأحذية بلونين مختلفين؟ الطريقة التي تكتب بها بريدك الإلكتروني هي جزء من الصورة الممتدة ، تمامًا مثل شبكات التواصل الاجتماعي أو سيارتك أو مكتبك أو خلفية اجتماع Zoom. يقولون الكثير عنك ، ويتركون انطباعًا إيجابيًا أو غير مواتٍ يمكن أن يؤدي إلى مواقف ونتائج مختلفة.
خذ الرقم 236 ثم أضف تسعة أصفار. إنه رقم ضخم: 236.000.000.000. يتم إرسال مائتين وستة وثلاثين مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا حول العالم. الغالبية العظمى من هذه رسائل البريد الإلكتروني التجارية.
لكن ليست كل رسائل البريد الإلكتروني هي نفسها. بعضها أفضل من البعض الآخر – فهي مكتوبة جيدًا وتخدم غرضها بشكل فعال وأنيق.
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تكتبها في اليوم؟ كم تحصل؟ هل تريد نقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى المستوى التالي؟
1. “القضية” مهمة
في معظم رسائل البريد الإلكتروني ، نقوم بتطوير المحتوى ونفكر فقط في “موضوع” أو عنوان البريد الإلكتروني حتى النهاية. كمية رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مواضيع مملة أو عامة أو عديمة الفائدة أمر مثير للإعجاب.
الموضوع هو أول ما يراه الشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني: إنه ما يوجد في صندوق الوارد الخاص به وماذا يساعدهم على تحديد ما إذا كانوا يريدون قراءة هذا البريد الإلكتروني في الوقت الحالي ، أو تركه لوقت لاحق ، أو إرساله مباشرة إلى سلة المهملات.
تجنب العناوين العامة مثل “مرحبًا” أو “أتمنى أن يثير هذا اهتمامك”. سواء كان ذلك للعملاء أو الشركاء ، تفضل العنوان الذي يتحدث عن المحتوى دون أن يكون تقنيًا للغاية. لا تكتب إما: “الموضوع: P 44518 11/21/2020”
بدلاً من ذلك ، اكتب: “الموضوع: ميزانية الشبكة الجنوبية ، 21 نوفمبر 2020” ، أو “خطة العمل ، رحلة مدريد” ، أو “العروض الترويجية للطباعة ، يوليو 2021”.
فكر بشكل مختصر وواضح وغني بالمعلومات وجذاب. لا تتركها للصدفة!
2. التحية والوداع
يتم البريد الإلكتروني رقميًا ، لكنه لا يزال في جوهره رسالة بين شخصين ، اثنان من البشر الذين يحبون أن يعاملوا على هذا النحو. أقل ما نتوقعه – وهو محق في ذلك! – تحية وداع ودية وشخصية.
تجنب التحيات العامة التي “تشعر” بأنها مجبرة أو تقال على عجل. كلما أمكن ، خاطب المستلم باسمه الأول ، واحفظ ، إن أمكن ، البروتوكولات والألقاب: طبيب ، مدرس ، أستاذ ، إلخ.
يجب أن يضبط الوداع ، مثل المدخل ، النغمة الإنسانية والودية دون إساءة استخدام الكليشيهات والكليشيهات. يمكنك إضافة بعض التفاصيل الشخصية (“قل مرحباً لمارسيا ، زوجتك” ، أو “أتمنى أن تكون مرتاحًا في مونتيري”) التي تولد اتصالاً أكبر وثقة أكبر.
يتم إنشاء شبكات اليوم وتعزيزها مع كل رسالة. استفد من كل بريد إلكتروني للتواصل مع الأشخاص ؛ ليس فقط لنقل المعلومات أو الخروج من المشاكل.
3. نصل إلى النقطة!
ومع ذلك ، لا يتم إجراء رسائل البريد الإلكتروني لنقل كميات هائلة من المعلومات. لا أحد يريد قراءة رواية كاملة في بريده الوارد ، أو على هاتفه المحمول بين الاجتماعات!
اجعل المحتوى قصيرًا ومباشرًا ، باستخدام النقاط أو الأرقام لفرز الأفكار إذا لزم الأمر. يجب ألا يزيد البريد الإلكتروني عن فقرتين أو ثلاث فقرات. خمسة؟ حسنًا ، لكن ليس أكثر من ذلك.
إذا كان هناك المزيد لتضمينه في نفس الشحنة ، فإنني أوصيك بالحفاظ على محتوى النص قصيرًا ، وإضافة مستند يحتوي على المعلومات الكاملة: من الأسهل الطباعة والقراءة والمشاركة. الجميع يكره رسائل البريد الإلكتروني الطويلة بشكل مفرط ؛ خاصة إذا كانت جزءًا من سلسلة أطول.
لا تحاول أبدًا (ولكن أبدًا) حل مشكلة أو مناقشة أو مشكلة معقدة من خلال رسائل البريد الإلكتروني. لا يمكن للكلمة المكتوبة أبدًا أن تلخص تفاصيل محادثة مباشرة أو اجتماعًا. في منتصف الجدل ، يُساء فهم الكلمات المكتوبة بسهولة ، وفي مشروع معقد ، سيحدث نفس الشيء. من الأفضل التقاط الهاتف وإصلاح المشكلة وإرسال رسالة بريد إلكتروني قصيرة أخيرًا بالاتفاقيات التي تم التوصل إليها.
الجميع يكره رسائل البريد الإلكتروني الطويلة للغاية / الصورة: ستيفن فيليبس – Hostreviews.co.uk عبر Unsplash
4. ابحث عن الظل المثالي
تذكر: الاتصال الكتابي هو بديل ميكانيكي لمحادثة حقيقية ، بين شخصين حقيقيين ، بخصائصهما وظروفهما الحقيقية. هذا هو السبب في عدم وجود ظل واحد صحيح ، ولا نمط واحد. لن تتحدث مع رئيسك بنفس الشيء كما هو الحال مع عميل أو صديق أو زميل.
هل تتحدث عن “أنت” أو “أنت”؟ هل تحييه رسمياً أم بألفة؟ هل أنت جاد بشكل مفرط أم عابر جدًا؟ حاول أن تتخيل أنك في نفس الغرفة ، كيف ستفعل ذلك بعد ذلك؟ حاول أن تتخيل المعلومات التي سيحتاجها وابحث عن أفضل طريقة لقولها. وبالطبع: قلها جيدًا.
الإملاء السيئ هو رائحة النفس التجارية السيئة. لن يخبرك أحد ، لكن صدقني: يلاحظ الجميع.
بالمناسبة: البريد الإلكتروني ليس رسالة قصيرة. لا يعترف البريد الإلكتروني بالأخطاء الإملائية أو اللغة المبسطة (على الأقل ، ليس في بيئة الأعمال). اعتن بالتهجئة وبناء الجملة: اكتب بشكل صحيح وكامل واحفظ الرموز التعبيرية والتقلصات لوقت آخر. تجنب تمامًا الكتابة بالأحرف الكبيرة ولا تسيء استخدام علامات التعجب !!!!!!!!!!
5. أعد قراءة بريدك الإلكتروني دائمًا
أوه ، كم من المتاعب يمكننا تجنبها إذا أعاد الناس قراءة ما كتبوه للتو! ليس فقط لتصحيح الإملاء أو إكمال ما هو مفقود ، ولكن قبل كل شيء لفهم ما إذا كانت الرسالة من المنطقي ، أي إذا كانت واضحة وموجزة في جميع نقاطها.
في رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، أوصيك بذلك اقرأ البريد الإلكتروني بصوت عالٍ ، لتقليم النص والتخلص من الأجزاء المربكة جدًا والطويلة وغير الضرورية. في بعض الأحيان ، من أجل الظهور بمظهر “رسمي” ، نبالغ في تعقيد الأشياء التي قد تكون بسيطة.
- لمعرفة المزيد: لماذا يزداد الأغنياء ثراءً وأنت ما زلت لا تصل إلى أسبوعين؟
تسع مرات من أصل عشرة ، ستساعدك القراءة الجديدة قبل الإرسال في العثور على مجالات للتحسين و (بالتأكيد!) أخطاء محرجة قد تبدو مروعة في علبة عميلك.
قبل الماضي …
6. لا تنس إرفاق الملفات!
انها قليلا … هواة الا تعتقد ذلك؟